Az író és marketing konzultáns Danielle René korábban egy Twitter-bejegyzésben osztotta meg kedvenc passzív-agresszív munkahelyi e-mailes visszavágását: per my last e-mail, vagyis „a korábbi e-mailemnek megfelelően. René ezzel egy időben a követőit is arra kérte, hogy osszák meg vele azokat az első pillantásra ártalmatlannak tűnő, verbálisan mégis pofonnak szánt megjegyzéseket, amikkel a mindennapi munkájuk során találkozhatnak az emberek.

A következő napokban kommentelők százai szóltak hozzá a bejegyzéshez és mutattak rá, hogy egy látszólag udvarias „mint már említettem vagy „a továbbiakban ajánlanám milyen agresszív hangzású lehet. Gyakran előfordul azonban az is, hogy akaratlanul bosszantunk fel a fogalmazásmódunkkal valakit. 

A Twitter-válaszok egy egészen komplex szociális labirintusra vetettek fényt, ahol már egy rosszul elhelyezett felkiáltójel is frusztrációt válthat ki a másik félből – Deborah Tannen nyelvészprofesszor ezért egy valóságos aknamezőnek tekinti az internetes kommunikációt. A munkahelyi e-mailezés olyan íratlan szabályokkal jár, amikre érdemes odafigyelnünk, ha szeretnénk elkerülni a félreértést. Íme néhány tipp:

Olvasd át, mielőtt elküldöd!

A másik fél fizikai jelenlétének hiányában nem tűnhet létfontosságúnak, hogy alaposan átnézzünk mindent, amit írtunk, pedig nagyon is fontos. A leveleink helyessége és hosszúsága ugyanis azonnali benyomást kelt másokban.

Maradj udvarias!

A Facebook és a gyorsaságra épülő alkalmazások korában idejét múltnak, már-már nevetségesnek tűnhet a sok „Kedves és „Köszönettel. Csakhogy egy túlságosan is leegyszerűsített levél könnyen butának vagy tiszteletlennek tűnhet. Egy jól tagolt, udvarias szöveg ezzel szemben azt sugározza, hogy pontosan tudod, mit csinálsz.

Figyelj az írásjelekre!

Madhumita Lahiri angol nyelvészprofesszor megfigyelései szerint a fiatalok gyakrabban tűzik tele felkiáltójelekkel a levelüket, ezzel barátságot kifejezve, az idősebbek ellenben több pontot használnak, ami pedig hűvös távolságtartásnak minősülhet. A nemek között is vannak érezhető különbségek: azok az e-mailek, amik nem tartalmaznak elég kifejező írásjelet, elutasítóbbnak tűnnek akkor, ha nők írták őket.

Gondolj a lezárásra!

Egy kutatás szerint a „thanks in advance (vagyis „az előre is köszönöm) sorral lezárt e-mailekre érkezik válasz a legtöbb esetben. Az előretekintés, valamint a tisztelet és a hála kimutatása tehát kulcsfontosságú lehet. Ugyanakkor elég könnyű túlzásba esni mindezzel: a „várom válaszát kifejezés például már meglehetősen sürgetőnek tűnhet.

Az elektronikus kommunikációban mindig fennáll annak veszélye, hogy mások félreértenek minket, éppen ezért az a legjobb, ha mindig tudatosan és megfontoltan fogalmazzuk meg a szövegünket, továbbá arra is odafigyelünk, hogy ne tűnjünk túlságosan agresszívnek. Kivéve persze, ha pontosan ez a célja a levelünknek…

Forrás:
http://www.bbc.com/capital/story/20170904-how-to-avoid-writing-irritating-emails

TESZT: Te milyen vezető vagy?

A feladatokra vagy a kapcsolatokra fókuszálsz jobban? Talán mindkettőre egyforma figyelmet fordítasz? Töltsd ki rövid önismereti tesztünket, és tudd meg a választ! Az elért eredményedről személyre szóló levélben tájékoztatunk téged, ráadásként pedig kapsz néhány hasznos tippet.