A két leggyakoribb panasz: „Teljesen el vagyok havazva.” / „Már megint meetingem van. Ez a negyedik a minap…” Csakhogy vezető lévén az időd a legértékesebb kincsed. Felelős vagy érte. Na, de azt is tudod, hogy mit kell tenned a megtakarítása érdekében?
Az internet előtt a meetingek:
- ritkábbak voltak,
- rövidebb ideig tartottak és
- kevesebben vettek részt rajtuk.
Miért? Azért, mert nehezebb volt megszervezni őket. A vezető előbb átgondolta a meeting célját és a résztvevők listáját, majd pedig meghívta őket rá. Ma mindez csak egy kattintás… Van azonban öt egyszerű eszköz is a tarsolyunkban, amivel akár 2-3 munkahetet is megtakaríthatsz. Ez nagyjából heti 2-3 órát jelent. Több időt tölthetsz a családoddal, a hobbiddal vagy épp a legfontosabb projekteddel! Íme a lehetőségek:
1. Tarts 45 perces meetingeket!
Minden 1 órás meetinget be tudsz fejezni 45 perc alatt. Ezt nem én mondom, hanem a világ egyik legismertebb menedzsment-szakértője: Mark Horstman. Valljuk be, a legtöbb esetben 5-10 perc késéssel kezdünk, az értekezlet vége felé pedig semmi hasznosat nem teszünk a sztorizgatáson kívül. Az is gyakori eset, hogy meeting közben beszéljük meg a csak néhányunkat érintő kérdéseket. Ezeket mindenképp vedd ki a tervezett napirendből, ha lehet! Talán válogatnod kell majd az egyes témák között,
de meg fogsz lepődni: 45 perc bőven elegendő.
2. Kérdezz rá a meeting céljára!
Ha nem tudod, hogy mi a megbeszélt meeting célja, akkor mégis honnan tudhatnád, hogy vége van? Sokszor a meeting vezetője sem igazán gondolja át ezeket a célokat. Amikor valaki azt mondja, hogy „30 percet szeretnék beszélni veled a marketingtervekről holnap”, akkor jellemzően a 30 percen lesz a találkozótok hangsúlya. Mindenképp ki fogjátok tehát tölteni a megbeszélt időkeretet – anélkül, hogy tényleges eredménnyel zárulna a meetingetek. Ne azt kérdezd hát, hogy miről fogtok beszélni, hanem arról, hogy mit akartok elérni. Lehet például:
- döntést hozni,
- tanácsot adni vagy
- feladatot delegálni.
Könnyen előfordulhat, hogy 10 perc alatt simán eléritek a kívánt célokat, s így 20 percetek marad a további feladatokra!
3. Mondd meg előre a meeting célját!
Ha vezető vagy, akkor te is mutass példát! Amikor összehívsz egy meetinget, mindig küldd ki előtte a tervezett napirendet. Hidd el, meg fog térülni az időbefektetésed! Mindenki felkészültebben fog érkezni, s így sokkal gyorsabban tudtok majd haladni. Téged pedig tisztelni fognak a többiek, amiért nem pazarlod feleslegesen az idejüket.
4. Határozd meg a meeting hosszát!
Abban az esetben ugyanis, ha nincs előre megbeszélt vége, akkor meglepően hosszúra nyúlhat a megbeszélésetek. Éppen ezért amikor te szervezed a meetinget, mindenképp adj hozzá egy meghatározott időintervallumot is e-mailben. Ha pedig téged hívnak meetingre, akkor te kérdezd meg előtte, hogy pontosan meddig fog tartani az összejövetel!
5. Mondj nemet vagy delegálj!
Ha a tervezett meeting célja nem elég világos neked vagy nincs rá különösebb szükséged, akkor két dolgot tehetsz:
- Mondj nemet! Nem kell minden egyes döntésnél jelen lenned. Ha egy olyan projektről van szó, aminek megvan már a felelőse, akkor őt nyugodtan megkérheted, hogy utólag küldjön majd egy rövid beszámolót neked.
- Delegáld a részvételt! Neked talán teher, az új értékesítési vezetődnek azonban kiváló feladat lehet. Add át neki a részvételt: mondd meg, hogy mi mindent vársz el tőle, majd pedig hagyd, hogy ő képviseljen téged a megbeszélésen.
