„Két napja nem érkezett válasz. Pedig biztosan látta… Most már egy hete várat magára. Lehet, hogy meg se kapta? Na mindegy, írok neki újra… Most már egy hónapja nem ír vissza. Megint elfelejtette volna? Vagy direkt csinálja? Na végre! Itt a válasz! Nagyszerű… azt írja, mást kellett volna keresnem ezzel a problémával.” Miért nincs normális etikettje az elektronikus kommunikációnak?
Akár akarjuk, akár nem, dolgozó emberként ma mindenképp el kell merülnünk az online kommunikáció végeláthatatlan tengerében. Cikkek, posztok, hírlevelek, e-mailek, chat-ablakok, csoportos beszélgetések, Facebook, LinkedIn, Instagram, Twitter… Ezer felől jönnek a megkeresések, nekünk pedig ezerféleképpen kell válaszolnunk rájuk. Mégis hogyan várhatná el tőlünk valaki, hogy állandóan naprakészek legyünk ebben a telekommunikációs rákfenében? Minden egyes e-mailünkre válaszoljunk? Méghozzá gyorsan? Na még mit nem! Pedig több, mint tanácsos lenne…
Csak óvatosan a várakoztatással!
Mégis mi bajunk származhat abból, ha kicsit később reagálunk egy amúgy sem túl sürgős levélre? Eleinte persze semmi sem. Idővel azonban szépen kimegy a fejünkből a dolog. Aztán hirtelen eszünkbe jut. Ekkor kicsit már kellemetlen ugyan a szitu, de majd csak kimagyarázzuk magunkat. Később újfent feledésbe merül a válasz. Aztán megint eszünkbe jut. Mostanra azonban már nemcsak a levélre kell reagálnunk, hanem a késlekedésünkre is épkézláb magyarázatot találnunk. Arra viszont sehogy sem jut elég erőnk és időnk… Így hát várunk, s ha megint keres az illető, akkor ennyit írunk:
„Bocsásson meg, de az előző e-mailjét sajnos nem láttam.”
Csakhogy mind nagyon jól tudjuk, hogy munkahelyi és személyes e-mail-fiókjaink rövid időn belül látványos értesítéseket küldenek az okostelefonjainkra. Előbb-utóbb ráadásul még az efféle üzenetek híján is meg fogjuk nézni a fiókunkat, hiszen egyrészt eleve követnünk kell az online tartalmakat, másrészt pedig amúgy is kíváncsiak vagyunk ezekre az információkra. Partnerünk tehát valószínűleg tisztában lesz azzal, hogy füllentettünk neki: „Tudom, hogy látta, hogy írtam. Egyszerűen nem volt kedve válaszolni, most pedig még csak a felelősséget sem meri vállalni…”
Joggal veszíti el megelőlegezett bizalmát a levél írója? Jogosan lesz távolságtartó velünk a továbbiakban? Sajnos igen. Ráadásul minél tovább váratjuk őt, annál inkább. Egy-két nap természetesen belefér még a keretbe, annál több azonban már nemigen. Az ugyanis illetlenségnek számít ebben a világban. Olyan ez, mintha a sarkon ránk köszönne valaki, mi viszont csak az utca végén fordulnánk vissza hozzá, hogy „Jaj, szia!”. Habár az e-mailezésnek hazánkban nincsen még szilárd alapokon nyugvó kultúrája, bizonyos illemszabályok azért már léteznek.
Azok megsértésekor pedig nem szabad meglepődnünk a negatív következményeken.
Mik lehetnek ezek? Vegyünk sorra néhány kellemetlen kimenetet! Késlekedésünket ignoranciának veszi az egyik legodaadóbb ügyfelünk. Partnereink hanyagnak és szétszórtnak nyilvánítanak bennünket. Lassúságunk miatt elszalasztunk egy kiváló együttműködési lehetőséget. Beosztottaink tiszteletlennek és nemtörődömnek titulálnak minket. Ígéretes gyakornokunk továbbáll, mert úgy érzi, hogy nem figyeltünk oda rá. Ellehetetlenednek a munkahelyi folyamatok az állandóan akadozó kommunikáció következtében. Elérhetetlenségünk negatívan befolyásolja a brandünket. És még sorolhatnánk…
Urald az e-mailjeidet!
Legyen akármennyire idegesítő és fárasztó is a feladat, sajnos az online világban is meg kell adnunk a kellő tiszteletet másoknak. Nemhogy elfelejtenünk, de indokolatlanul még csak megvárakoztatnunk sem szabad őket. Mindez persze elképzelhetetlennek tűnik a mindennapokban. Sokszor elvégre tényleg ki sem látszunk a feladatokból, máskor pedig egyszerűen torkig vagyunk az elektronikus kommunikációval. Mit tehetünk hát az udvarias, mégis hatékony e-mailváltások érdekében? Adunk néhány hasznos tippet!
- Naponta mindenképp szánj legalább fél órát arra, hogy a kevésbé sürgős és/vagy érdekes e-mailekkel is foglalkozhass!
- Attól még, hogy egy levél nem a „fontos emberektől” jött, azért még lényeges, sőt hasznos is lehet. Semmit se törölj a fiókodból minimális átfutás nélkül!
- Amennyiben megnyitottál egy e-mailt, de még sincs időd érdemi választ adni rá, mindenképp tedd olvasatlanná és jelöld meg valahogyan, hogy később még emlékezhess rá!
- Ha elolvastál egy levelet, de előreláthatóan nem lesz elég erőd/időd/kedved reagálni rá, akkor legalább annyit írj a feladónak, hogy tudomásul vetted az üzenetét, ám sajnos csak később fogsz tudni válaszolni rá.
- Még több vesződséget megspórolhatsz, ha az előbbi szituáció fennálltára egy jól megfogalmazott sablon-szöveget készítesz magadnak, amelyet szimplán át kell csak másolnod, ha a helyzet úgy kívánja.
- Alkalomadtán persze azt is válaszolhatod másoknak, hogy később nyugodtan írjanak rád újra, mivel előfordulhat, hogy a sok teendőd miatt kimegy a fejedből az ígért válasz. Így senkinek sem lesz kellemetlen egy újabb e-mail írása/fogadása.
- Amennyiben telelsz, nyaralsz, esetleg külföldön vagy épp betegszabadságon vagy, állíts be magadnak egy olyan levelet, amely automatikusan kimehet a beérkező üzenetekre. Ily módon könnyen tudathatod másokkal, hogy átmenetileg inaktív vagy.
- Nincs kedved írogatni? Semmi probléma. Ha a feladó telefonszáma is meg van adva az aláírásában, akkor hívd fel őt nyugodtan – maximum kinyomja. Egyéb esetben pedig annyit írj neki vissza, hogy a kérdéses ügyet inkább telefonon szeretnéd elintézni majd.
Ugye, így már nem is annyira abszurd ötlet a tapintatos telekommunikáció? Biztosíthatunk róla, hogy tanácsaink betartása esetén jövőbeli partnereid több, mint elégedettek lesznek veled. Akármennyire szívlelted is meg a fenti javaslatokat, az aranyszabályt semmiképp se feledd: „Úgy kommunikálj másokkal, ahogyan te is szeretnéd, hogy mások is kommunikáljanak veled!”
